Hieronder lees je per situatie wat we van je bewaren, waarom, wie het ziet en hoe lang we het houden. Je hoeft alleen het deel te lezen dat bij jou past: een formulier invullen, les krijgen of lesgeven.
Wie verantwoordelijk is
Studystead is een dienst van SJA Ondernemingen in Utrecht (KvK 99843072). SJA Ondernemingen is verantwoordelijk voor de gegevens op deze site en in het portaal, en volgt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vragen over je gegevens stuur je naar info@studystead.nl.
Als je een formulier invult
We gebruiken wat je invult alleen voor wat je ons vraagt.
- Terugbellen: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, vak, niveau en bericht, zodat we je kunnen bellen met een voorstel voor een docent en je ons aanbod kunnen mailen.
- Leer AI voor teams: je naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer, teamgrootte en vraag, voor zover je die invult, zodat we contact met je kunnen opnemen over een sessie voor je team.
- Geen match: je zoekterm en e-mailadres, zodat we je mailen zodra er een docent voor dat vak is.
- Word docent: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, vakken, niveau, cijferlijst en motivatie, zodat we je sollicitatie kunnen beoordelen.
Je krijgt een bevestiging per e-mail en wij krijgen je aanvraag in onze mailbox. Kwam je via een link waarin een bron staat, zoals een poster of een mail van ons, dan zien we ook die bron. Netlify, het bedrijf dat deze site host, legt bij elk formulier ook je IP-adres en browser vast om spam tegen te houden.
De grondslag is jouw verzoek om iets voor je te doen voordat er een overeenkomst is. Voor de geen-match-melding is dat je toestemming. Die trek je in met één mail, en dan verwijderen we je adres.
Als je bij ons les krijgt
Een gezin krijgt een account van ons; zelf een account maken kan niet. Bij een leerling onder de 18 is een ouder of verzorger de accounthouder. Vanaf 18 beheert de leerling het account zelf. We bewaren:
- van de accounthouder: naam, e-mailadres, telefoonnummer en taal;
- van de leerling: naam, geboortedatum, niveau en klas;
- de lessen: wanneer, welk vak, of de les is doorgegaan en of hij gefactureerd is;
- het lesverslag dat de docent na elke les schrijft, en de werkbladen;
- je aanvragen, opzeggingen en meldingen, zoals een klacht of een docent die niet kwam;
- je facturen.
De geboortedatum hebben we nodig omdat een docent altijd ouder is dan de leerling, en omdat een leerling vanaf 18 een eigen account en direct contact met de docent krijgt.
Een docent ziet alleen de eigen leerlingen: naam, geboortedatum, niveau, klas en de lessen. Voor contact via WhatsApp ziet de docent het telefoonnummer van de accounthouder, of van de leerling zelf vanaf 18. Berichten over een minderjarige leerling lopen dus altijd via de ouder. Klachten, aanvragen en facturen ziet een docent nooit.
Een leerling kan een eigen login krijgen. Daarmee ziet de leerling de lessen, lesverslagen en werkbladen, maar geen facturen. Het lesverslag mailen we naar de accounthouder.
De grondslag is de overeenkomst met jou. Facturen bewaren we omdat de wet dat verplicht.
Als je bij ons lesgeeft
Van docenten bewaren we:
- je profiel: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, foto, bio, vakken, Teams-link, WhatsApp-nummer en de uren waarop je les kunt geven;
- je lessen en lesverslagen;
- je afwezigheid: ziekmeldingen, verlof en afgezegde lessen.
Je geboortedatum gebruiken we om te controleren dat je 16 of ouder bent en ouder dan je leerlingen. Bij een ziekmelding leggen we alleen vast vanaf wanneer je ziek bent en wanneer je beter bent, nooit wat je hebt. Het gezin hoort alleen dat de les niet doorgaat.
Iedereen met een account ziet je naam, foto, bio en vakken. Je Teams-link en WhatsApp-nummer ziet alleen een gezin waaraan je lesgeeft.
Docenten werken bij ons via een payrollbedrijf. Dat bedrijf krijgt de uren die je werkt en de gegevens die nodig zijn voor je contract en je loon, en is zelf verantwoordelijk voor je loonadministratie.
Je sollicitatie staat na binnenkomst in ons beheersysteem, en je cijferlijst in een afgeschermde map die alleen wij kunnen openen. Word je docent, dan hoort je sollicitatie bij je docentdossier. Word je niet aangenomen, dan verwijderen we je sollicitatie en cijferlijst 4 weken na ons besluit.
Als je de site bezoekt
De site meet niet wat je doet. Er draaien geen analytics, geen advertenties en geen trackers van anderen, en de lettertypen komen van onze eigen server. Netlify verwerkt je IP-adres om de pagina's naar je toe te sturen.
Als je inlogt, bewaart je browser je inlogsessie in de lokale opslag van je browser. Dat is nodig om ingelogd te blijven. Zet je "Ingelogd blijven op dit apparaat" uit, dan verdwijnt de sessie zodra je je browser sluit. Uitloggen wist hem meteen.
Wie je gegevens voor ons verwerkt
Een paar bedrijven verwerken gegevens in onze opdracht, elk onder hun eigen verwerkersvoorwaarden:
- Supabase: de database, het inloggen en de bestanden van het portaal, op servers in Frankfurt;
- Netlify: de site, de formulieren en de functies die onze mails versturen;
- Google Workspace: onze e-mail, en de nachtelijke back-up, versleuteld opgeslagen in Google Drive;
- GitHub: voert elke nacht de back-up en het opruimen uit, en bewaart zelf geen gegevens.
Deze bedrijven zijn Amerikaans of hebben een Amerikaans moederbedrijf. Waar zij gegevens buiten de EU verwerken, gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
De lessen lopen via Microsoft Teams en het contact met je docent via WhatsApp. Daarvoor gelden de voorwaarden van Microsoft en WhatsApp. Behalve met deze partijen en het payrollbedrijf van onze docenten delen we je gegevens met niemand, tenzij de wet ons daartoe verplicht.
Hoe lang we het bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Een formulier zonder vervolg | 12 maanden na het laatste contact |
| Een sollicitatie die we afwijzen, met cijferlijst | 4 weken na ons besluit |
| Account, lesverslagen, werkbladen, aanvragen en klachten | 12 maanden na de laatste les |
| Facturen en de lessen die erop staan | 7 jaar, zoals de Belastingdienst vereist |
| Het logboek van verstuurde meldingen | 30 dagen |
| Back-ups | 35 dagen |
Dezelfde termijnen gelden voor de e-mails die we erover hebben. Omdat een back-up 35 dagen blijft staan, is iets wat we verwijderen uiterlijk 35 dagen later ook uit de back-ups verdwenen.
Je rechten
Je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te verbeteren, te verwijderen of als bestand mee te geven, en je kunt bezwaar maken tegen hoe we ze gebruiken. Mail naar info@studystead.nl; we reageren binnen een maand. Voor een leerling onder de 16 doet de ouder of verzorger dit verzoek.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe we je gegevens beschermen
Het portaal is alleen te openen met een account dat wij aanmaken, en elk account ziet alleen wat bij die rol hoort: een gezin de eigen lessen, een docent de eigen leerlingen. Bestanden staan in afgeschermde mappen en openen via een link die na korte tijd verloopt. De back-ups zijn versleuteld. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en aan jou als het risico voor jou groot is.
Als deze verklaring verandert
Passen we deze verklaring aan, dan zetten we de nieuwe datum bovenaan deze pagina.